PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI II

Hallo temen – temen

Disini saya akan melanjutkan cerita tentang Saudara Sundoro dan Saudara Alex, tentunya sobat semua ingin tahu kan kelanjutan dari peranan staff organisasi, nah ini kelanjutan dari peranan staff dalam organisasi yang kemarin.

  • Dengan mengetahui dan yakin bahwa apa yang dihasilkan oleh Sdr Alex tersebut adalah suatu hasil yang segera dapat disetujui bahkan untuk memecahkan masalah – masalah yang penting, Sdr Sundoro menunjuk Sdr Alex untuk bertemu dengan orang – orang yang secara langsung dipengaruhi oleh suatu keputusan dan menjelaskan sebab – sebab mengapa keputusan yang demikian itu diambil dan apa yang diharapkan dari para pelaksana keputusan tersebut. Maka disini sangatlah diperlukan sekali peranan staff dalam suatu organisasi.
  • Jika timbul suatu pertanyaan dari waktu ke waktu tentang cara pelaksanaan dari suatu keputusan terhadap suatu situasi tertentu, biasanya Alex lah yang diminta untuk memberikan interpretasi terhadap keputusan – keputusan tersebut karena sebagai mana diketahui oleh Sundoro sendiri, Alex lebih mengetahui detail dan latar belakang dari keputusan tersebut dari pada sang Direktur sendiri.
  • Apabila orang – orang dalam perusahaan mengetahui bahwa Alex selalu diajak berkonsultasi mengenai hal – hal yang demikian dan memang biasanya Alex adalah seseorang yang mudah ditemui,  lalu menjadi suatu kebiasaan bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan – pertanyaan kepada Alex. Dan hanya pergi menemui sang Direktur apabila ada ketidak sepahaman yang serius mengenai interpretasi tentang sesuatu keputusan yang telah dikeluarkan atau apabila mereka ingin menyampaikan sesuatu keinginan agar supaya terdapat perubahan dalam suatu keputusan yang telah diambil.
  • Dalam hal yang terakhir ini apabila Alex sependapat bahwa memang perlu diadakan perubahan, Sdr Sundoro biasanya tidak menanyakan hal – hal yang mendetail tentang hal tersebut, sebab kepadanya disampaikan saran yang lengkap untuk dituangkan dalam bentuk keputusan yang baru.
  • Kemudian Sdr Sundoro mengambil langkah lebih jauh lagi dengan berkata : ” Saudara Alex saudara sudah terlibat dalam persoalan kompensasi bagi para pegawai tertentu dalam perusahaan kita dan saudara mengetahui bagaimana pendapat saya tentang hal tersebut. Cobalah pikirkan apa yang sudah terjadi. Kalau saya tidak mendengar apa – apa, saya akan beranggapan bahwa segala sesuatunya berjalan dengan lancar. Dengan perkataan lain, sepanjang menyangkut kompensasi bagi para para penjual kita, saya akan menyerahkan persoalan sepenuhnya ketanggan saudara.”
  • Dengan dimungkinkannya pendelegasian wewenang yang semakin banyak kepada Alex sebagai pembantunya, Sang Direktur lalu mempunyai lebih banyak waktu untuk memikirkan hal – hal yang sungguh – sungguh lebih penting bagi perusahaan.

Demikianlah sebuah kasus yang menunjukkan peranan staff sebagai telaga pembantu pimpinan dalam organisasi yang makin lama makin berkembang baik secara kuantitatif maupun kualitatif.

Dari kasus tersebut terlihat adanya akibat – akibat tertentu yang menguntungkan dengan digunakannya staff yaitu :

  1. Direktur mempunyai lebih banyak waktu memecahkan masalah – masalah penting yang dihadapi perusahaan.
  2. Masalah – masalah yang tidak prinsipal tetap cukup mendapat perhatian, Meskipun hanya oleh pegawai yang lebih rendah, tetapi memang bertanggung jawab untuk menanganinya.
  3. Dapat menangani masalah – masalah tertentu dengan lebih cepat dan tepat.
  4. Direktur memiliki fakta – fakta yang telah disaring dan diteliti.
  5. Direktur dengan segera dapat mengambil keputusan – keputusan tentang tindakan – tindakan yang akan diambil.

Dengan demikian sementara anggapan yang mengatakan bahwa staff tak begitu penting atau dapat diremehkan adalah tidak benar.

Akibat pendapat yang salah ini orang segan untuk dijadikan tenaga staff dalam suatu organisasi. Orang biasanya lebih suka menjadi tenaga eksekutif atau pemimpin di lapangan yang lebih mudah menonjol atau dikenal orang lain. Sebetulnya baik orang staff maupun orang eksekutif atau lini/garis, sama – sama penting. Disini barangkali lebih merupakan pembawaan. Orang yang suka bergerak, dinamis, biasanya cocok untuk orang eksekutif atau lapangan. Sebaliknya orang yang tekun, yang suka merenungkan sesuatu, yang teliti, biasanya cocok untuk tenaga staff. Jadi tak boleh timbul perasaan loro hati mengapa si Alex misalnya, tak dijadikan Direktur, Sedang Sundoro sebagai tenaga staff.

Menurut MOONEY seorang ahli ilmu organisasi mengatakan bahwa orang staff adalah bagaikan otaknya organisasi; Sedang orang lini/garis/eksekutif adalah kaki tangannya organisasi, keduanya saling membutuhkan.

Perlu dicatat disini bahwa meskipun seorang pimpinan mempunyai seorang pembantu , pimpinan harus yang sangat efisien dan efektif, sebagaimana halnya dengan Sdr Alex yang terdapat pada kasus diatas. Dapat saja terjadi bahwa Direktur masih kekurangan waktu untuk melakukan hal – hal yang hanya dia sendiri dapat melaksanakannya. Dalam hal yang demikian tindakan logis atau yang seyogyanya dilaksanakan adalah mencari pembantu – pembantu yang lain.

Sudah barang tentu apabila ada beberapa orang pembantu bagi seorang pemimpin, terjadilah pembagian tugas diantara mereka sendiri sesuai dengan pengalaman, kemampuan dan pendidikan mereka. Misalnya, seorang pembantu pimpinan dapat ditugaskan untuk menangani masalah – masalah keuangan, yang lain menangani masalah kepegawaian. Lainya lagi menangani masalah – masalah pendidikan dan latihan dan sebagainnya. Berapa dan pembagian kerja mana yang di bagi antara staff/pembantu pimpinan akan sangat tergantung kepada jenis – jenis bantuan yang paling diperlukan oleh pimpinan dan kemampuan orang yang membantunya.

Dari kasus diatas terlihat pula bahwa kegiatan staff terdiri dari kegiatan – kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan atau mengendalikan kegiatan – kegiatan orang lain. Kegiatan – kegiatan perencanaan dan pengendalian itu adalah kegiatan – kegiatan yang harusnya dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan jika seandainya ia memiliki waktu dan pengetahuan yang bersifat komprehensif untuk seluruh bidang kegiatan organisasi yang di pimpinya.

Jadi tugas staff antara lain adalah :

  1. Mengumpulkan data dan/atau fakta.
  2. Menginterpretasikan data dan/atau fakta.
  3. Mengusulkan alternatif tindakan.
  4. Mendiskusikan rencana – rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai pihak dan memperoleh kesepakatan mereka, Atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
  5. Mempersiapkan instruksi – instruksi tertulis dan dokumen – dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan yang  merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
  6. Menjelaskan dan menginterpretasikan instruksi – instruksi yang telah dikeluarkan.
  7. Mengamati kegiatan – kegiatan operasional dan kondisi – kondisi yang dihadapi untuk menentukan apakah instruksi – instruksi yang telah dikeluarkan memperoleh atau menghambat diperolehnya hasil yang diinginkan.
  8. Atas dasar pengalaman operasional dan kondisi – kondisi baru yang diduga memang akan timbul peraturan – peraturan rencana – rencana baru.
  9. Mengusahakan pertukaran informasi baru antara petugas – petugas operasional untuk meningkatkan kegiatan – kegiatan koordinasi.
  10. Membina antusiasme diantara petugas – petugas operasional untuk melaksanakan kebijaksanaan dan program yang telah ditentukan.
  11. Memberi informasi dan nasehat kepada petugas – petugas operasional mengenai pelaksanaan tugas – tugas yang didelegasikan kepada mereka.

Dengan perkataan lain, Staff dapat memainkan peranan yang penting dalam perencanaan, pembimbingan dan pengawasan tugas – tugas yang seyogyanya dilakukan sendiri oleh pimpinan yang bersangkutan jika dia seandainya tidak mempunyai staff.

Dalam praktek, seorang staff tidak dapat diharapkan untuk melaksanakan, kegiatan – kegiatan yang telah disebutkan diatas. Dapat saja terjadi dia memusatkan perhatiannya pada perencanaan, atau bimbingan, atau pengendalian. Dan apabila staff itu relatif kurang berpengalaman, tugas – tugasnya mungkin hanya terbatas pada aspek – aspek tertentu dari kegiatan – kegiatan tersebut diatas.

Disamping itu orang staff yang kritis biasanya memang akan memusatkan perhatiannya pada beberapa bidang tertentu. Pekerjaan – pekerjaan staff tidak mempunyai arti yang nyata kecuali apabila bidang – bidang yang dilakukan diberikan batas – batas yang jelas.

Demikianlah peranan staff dalam organisasi bagian II yang ditulis Oleh Drs. Tegoeh Koeswahjono ( Mantan Dosen AKMIL ) dan disadur kembali oleh penulis.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.