PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI I

Menurut arti sebenarnya staff itu merupakan tongkat untuk menunjuk sesuatu. Jadi tongkat untuk menolong bagi yang menggunakan untuk menunjuk sesuatu berhubungan si pemakai kurang mampu atau tak dapat menunjuk sesuatu sebagai sasarannya berhubung misalnya terlampau jauh antara sasaran dan dia sendiri.

Dari arti yang demikian itu kemudian staff mempunyai perkembangan arti agak lain yaitu dalam arti kiasan. Dalam arti kiasan ini staff adalah alat pembantu pimpinan berhubung banyaknya atau kompleksnya tugas si pemimpin tersebut, sehingga dia sendiri tak mampu untuk menyelesaikan sendiri, maka membutuhkan bantuan orang lain yang dinamakan staff.

Henry Fayol seorang tokoh manajemen dari perancis mengatakan : Suatu staff adalah suatu penambahan kekuatan atau perbesaran kepribadian seorang tenaga eksekutif, yang memberikan tambahan kekuatan, tambahan pengetahuan dan waktu yang tidak ada padanya.

Dengan demikian jelas staff adalah orang atau sekelompok orang yang mempunyai tugas pokok membantu pimpinan atau eksekutif.

Salah satu ciri dari organisasi modern adalah penggunaan staff yang lebih intensif. Setiap bentuk dan jenis organisasi mempergunakan staff; Walaupun sifat, bentuk, dan tingkat penggunaannya berbeda dari satu organisasi kepada organisasi yang lain. Biasanya organisasi militer lebih maju dalam penggunaan staff dibandingkan dengan organisasi lainnya.

Pimpinan organisasi perlu lebih menyadari bahwa tujuan organisasi akan tercapai dengan lebih cepat, efisien, efektif dan ekonomis apabila kemampuan mempergunakan staff lebih ditingkatkan. Mungkin akan lebih jelas tentang perlunya penggunaan staff kalau kita melihat pada suatu kasus seperti dibawah ini :

  • Saudara Sundoro ( nama samaran ) adalah seoarang manajer yang sangat sibuk. Untuk membantunya sehari – hari ia memilih saudaranya Alex ( nama samaran ) yang menurut pengamatan selama 2 tahun menunjukkan ketekunan dan kecekatan bekerja, pada permulaan kariernya Sdr. Alex diserahi tugas – tugas rutin semata – mata seperti mempelajari rekening telephone untuk melihat bagian mana dalam perusahaan yang paling banyak mengadakan pembicaraan interlokal dan mengapa juga Sdr. Alex ditugaskan untuk membaca surat -surat kabar dan majalah serta menggunting artikel – artikel yang ada hubungannya dengan kegiatan – kegiatan perusahaan. Dengan menyerahkan kegiatan – kegiatan seperti itu kepada Alex, sang direktur mempunyai lebih banyak waktu untuk memecahkan masalah – masalah penting yang dihadapi perusahaan. Dengan demikian maka masalah – masalah yang tidak prinsipal tetap cukup mendapatkan perhatian meskipun hanya oleh pegawai yang lebih rendah, tetapi memang bertanggung jawab untuk menanganinya.
  • Setelah Sdr. Alex membuktikan bahwa ia mampu untuk berhubungan dengan orang lain, Sdr Sundoro lalu menugaskan untuk mengumpulkan fakta tentang rencana perubahan sistem pemberian bonus kepada staff penjualan, pengawasan keuangan dan manajemen kepegawaian, juga ditugaskan agar informasi yang serupa diperoleh dari perusahaan – perusahaan lain yang sejenis.
  • Informasi yang berhasil dikumpulkan oleh Alex mengakibatkan Sdr Sundoro dapat menangani masalah – masalah penjualan dengan lebih cepat dan tepat, kesemuanya berkat ketrampilan Alex sebagai pembantunya.
  • Pada tahun berikutnya tugas yang diserahkan Alex tidak lagi terbatas hanya pengumpulan informasi dan fakta saja, akan tetapi meningkat kepada tugas pemikiran dan saran tentang apa yang akan dipecahkan, Dan sebelum menyampaikan laporan, Alex diminta untuk meneliti apakah para pimpinan lain dalam perusahaan sudah konsultasi oleh yang bersangkutan tentang saran yang hendak disampaikannya.
  • Hasilnya adalah bahwa sang Direktur dalam menghadapi suatu permasalahan memiliki fakta – fakta yang telah disaring dan diteliti. Ia memiliki pesan – pesan tentang tindak lanjut yang hendak diambil dimasa depan yang datang dari seseorang yang memang sudah menguasai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dan juga yang sudah mengetahui cara berpikir sang Direktur. Demikian juga telah mendapat dukungan dari para pejabat inti yang mengetahui masalah – masalah yang dihadapi. Oleh karena itu sang Direktur dengan segera dapat mengambil keputusan tentang tindakan – tindakan yang akan diambil dan menyelesaikan ketidaksesuaian pendapatan yang mungkin masih terdapat dikalangan bawahannya.
  • Dengan telah melaksanakan tugasnya dengan baik, Sdr Alex sebagai staff pembantu bagi sang Direktur cukup berjasa dalam arti bahwa untuk memecahkan suatu persoalan yang dihadapi oleh perusahaan, maka sang Direktur dapat mempersingkat waktu untuk mendiskusikan.
  • Tanpa pembantu yang kompeten maka sang Direktur sendirilah yang harus mempergunakan banyak waktu dan tenaga untuk memperoleh pendapat orang lain, mengumpulkan fakta dan menyetujui rencana tindakan yang hendak dilaksanakan untuk diputuskan dan dilaksanakan oleh para bawahannya.
  • Dengan semakin meluasnya pengetahuan dan pengalaman Sdr Alex tentang jalanya perusahaan, maka tanggung jawabnya semakin diperluas pula yang pada akhirnya berbentuk tugas kewajiban untuk mempersiapkan berbagai macam bentuk surat keputusan yang harus dikeluarkan oleh Direktur perusahaan dalam memecahkan masalah – masalh yang dihadapi oleh perusahaan.
  • Lambat laun Sdr Alex begitu menguasai apa yang diinginkan oleh sang Direktur dan begitu menguasai masalah yang dihadapi perusahaan, sehingga sudah merupakan suatu kebiasaan bahwa konsep – konsep surat keputusan dalam berbagai bentuknya itu, apabila disiapkan oleh Sdr Alex dengan segera ditanda tangani oleh Sdr Sundoro.
  • Dengan mengetahui dan yakin bahwa apa yang dihasilkan oleh Sdr Alex tersebut adalah suatu hasil yang segera dapat disetujui bahkan untuk memecahkan masalah – masalah yang penting, Sdr Sundoro menunjuk Sdr Alex untuk bertemu dengan orang – orang yang secara langsung dipengaruhi oleh suatu keputusan dan menjelaskan sebab – sebab mengapa keputusan yang demikian itu diambil dan apa yang diharapkan dari para pelaksana keputusan tersebut. Maka disini sangatlah diperlukan sekali peranan staff dalam suatu organisasi.

Demikianlah peranan staff dalam organisasi bagian I yang ditulis Oleh Drs. Tegoeh Koeswahjono ( Mantan Dosen AKMIL ) dan disadur kembali oleh penulis.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.